Guidelines for Gatherings on Parish Property Outside the Liturgy

 

Diocesan staff continues to review and interpret directives being issued by the governor’s office on a daily basis. Currently, this is what is being required for gatherings and venues outside the liturgy. These can change on a weekly basis, so please watch for updated information. This includes parish-sponsored events and meetings (e.g. parish picnics, faith formation gatherings, RCIA meetings, etc.) as well as non-parish sponsored events held by groups renting or using parish facilities or property.  

***Effective immediately, April 27, 2021, the Diocese is adopting the Governor’s new protocol regarding masking outdoors. Parishes and schools MAY choose to NOT require a mask during OUTDOOR activities if the group size is less than 1,000. This applies to the Liturgy, picnics, playgrounds, sporting events, youth groups or any other outdoor activities.***

***Effective May 3, 2021, masks will now be optional in parish work places for staff members (e.g. staff can be unmasked in their offices, walking the hallways and other normal work routines ensuring that distancing protocols are always followed). Those who feel uncomfortable for any reason may continue to wear a mask. Staff members can meet unmasked in small group settings with other staff members at their own discretion (i.e. groups of 10 or less – group size is relative to the size of the room and capacity and distancing protocols should be followed). Visitors (any non-staff members) should continue to be masked in parish offices and to be screened as they enter the building.  Everyone should remain masked and distanced for any meeting help inside on parish property in which non-staff members are in attendance.***

  • Parishes may meet in small group gatherings where strict mask compliance can be enforced. Youth Groups, RCIA, Prayer Groups, Parish Councils etc. can gather in person when mask compliance is manageable (over nose and mouth).
  • Any indoor gatherings in a public or large area (parish halls): These groups are restricted to a maximum of 60% capacity. The space must allow for the required distancing and masking. 
  • Maintain physical distance of six feet minimum from those not living within the same household.
  • Wear face covering over mouth and nose.  Based on CDC recommendations, everyone over the age of two must wear a mask for the duration of any event or meeting held inside on parish property. If the event takes place outside, with fewer than 1,000 in attendance, masks are optional and not required. Those unable to wear a face mask at the event, whether it be due to age (the CDC does not recommend those under the age of two to wear a mask), health condition, or preference, are asked to stay healthy at home.
  • Conduct temperature and health checks for each participant. (Please click here for a form. Updated 3/23/21)
  • Ensure proper, frequent cleaning and sanitation of the gathering space, including restrooms.
  • Encourage those at high risk to stay Healthy at Home.
  • Maintain a record of all persons attending the event/meeting and their contact information. (Please click here for a form. Updated 3/23/21)
  • Follow State of Kentucky Healthy at Work Requirements for Restaurants and Bars for any form of food service. A summary follows:
    • Discontinue dine-in food and drink service by 12:00 a.m. local prevailing time. (added 4/12/21)
    • Any gathering must not permit customer self-service. (added 4/12/21)
    • Carryout and delivery encouraged.
    • Tables or booths should be placed six (6) feet apart.
    • Locations that choose to have outdoor seating may do so without those customers counting against the 60% occupancy limit so long as those customers remain seated and at least six (6) feet of space is maintained between customers at different tables. (added 4/12/21)
    • Encourage attendees to use hand sanitizer prior to dining and immediately following their meal. (added 4/12/21)
    • Only those living within the same household should sit together.
    • Use disposable napkins, tablecloths, utensils and condiments. Condiments must be single-use, disposable packages.
    • If non-disposable linens (such as cloth napkins, tablecloths, wiping cloths) are used, they must be laundered between uses.
  • Conduct events via drive-in or outdoors whenever possible.
  • Ensure that gloves are worn by employees/volunteers who clean or handle high-touch areas of the gathering space.
  • Encourage volunteers and attendees to frequently wash their hands and/or use hand sanitizer, provided by the event organizer.
  • Use appropriate disinfectants to clean frequently touched surfaces and shared equipment.
  • Use signage to alert attendees of required occupancy limits, six feet of physical distance and the facial covering requirements.
  • Parishes should add a rider to rental contracts specifying that the renter is bound to abide by all government and diocesan restrictions that are in place at the time of the event.

A PDF of the above guidelines are available here.

A PDF of the form to record health checks and those in attendance at events is available here:

You can always find the Governor’s guidelines, which the diocese uses as a reference, available here: https://governor.ky.gov/covid19

For those interested in finding out which states have a 15% or higher positivity rate and are included in the travel advisory, please visit: https://coronavirus.jhu.edu/testing/tracker/overview


El personal diocesano sigue repasando e interpretando las directrices emitidas de la oficina del gobernador cada día.  Actualmente, estos son los requisitos para reuniones y eventos fuera de la liturgia. Estos pueden cambiar cada semana, entonces por favor estén pendientes de información actualizada. Esto incluye eventos y reuniones patrocinados por la parroquia (por ejemplo, picnics parroquiales, reuniones de formación en la fe, reuniones de RICA, etc.), así como eventos no patrocinados por la parroquia organizados por grupos que alquilan o usan instalaciones o la propiedad de la parroquia.

Por favor, recuerden a la gente que todavía existen riesgos relacionados con las reuniones. 

*** Con vigencia inmediata, el 27 de abril de 2021, la Diócesis está adoptando el nuevo protocolo del Gobernador con respecto a usar mascarillas fuera de los edificios al aire libre. Las parroquias y escuelas PUEDEN elegir NO requerir una mascarilla durante actividades AL AIRE LIBRE si el tamaño del grupo es menos de 1,000. Esto se aplica a la liturgia, los picnics, los patios de recreo, los eventos deportivos, los grupos juveniles o cualquier otra actividad al aire libre. ***

*** A partir del 3 de mayo de 2021, las mascarillas ahora serán opcionales en los lugares de trabajo de la parroquia para los miembros del personal (por ejemplo, el personal puede quitar sus mascarillas en sus oficinas, caminando por los pasillos y otras rutinas de trabajo normales, garantizando que siempre se sigan los protocolos de distanciamiento). Aquellos que se sientan incómodos por cualquier motivo pueden seguir usando una mascarilla. Los miembros del personal pueden reunirse sin mascarillas en grupos pequeños con otros miembros del personal a su propia discreción (es decir, grupos de 10 o menos – el tamaño del grupo es relativo al tamaño de la sala y se deben seguir los protocolos de capacidad y distanciamiento). Los visitantes (cualquier miembro que no sea miembro del personal) deben seguir usando mascarillas en las oficinas parroquiales y ser evaluados del COVID-19 al entrar al edificio.  Todos deben seguir usando mascarillas y estar distanciados para cualquier reunión dentro de la propiedad parroquial a la que asistan personas que no sean miembros del personal. ***

Estas directrices son efectivo el 1 de julio de 2020 (**Revisado el 27 de abril de 2021) e incluyen lo siguiente:

    • Las parroquias pueden reunirse en grupos pequeños donde se puede asegurar estrictamente que todos usen mascarillas. Los grupos juveniles, RICA, grupos de oración, consejos parroquiales, etc. pueden reunirse en persona cuando el cumplimiento de usar mascarillas es manejable (sobre la nariz y la boca).
    • Cualquier reunión dentro de los edificios en un área pública o grande (salones parroquiales): Estos grupos están restringidos a un máximo de 60% de capacidad. El espacio tiene que permitir el distanciamiento y usar mascarillas es requerido. 
    • Mantengan un distanciamiento físico de seis pies (dos metros) de aquellos que no viven dentro de la misma casa.
    • Revisar la temperatura y la salud de cada participante. (Se adjunta un formulario para su conveniencia  – Revisado el 23 de marzo de 2021).
    • Aseguren de hacer una limpieza y saneamiento adecuados y frecuentes del espacio de la reunión, incluidos los baños.
    • Animen a las personas con alto riesgo a mantenerse saludables en sus casas.
    • Mantengan un registro de todas las personas que asisten al evento/reunión y su información de contacto.
    • Sigan los Requisitos de “Saludable en el Trabajo” para Restaurantes y Bares del estado de Kentucky para cualquier forma de servicio de alimentación. Hay un resumen a continuación:
      • Suspenda el servicio de comidas y bebidas a las 12:00a.m., hora local vigente.
      • Cualquier reunión no debe permitir el autoservicio del cliente.
      • Se recomienda preparar la comida para llevar o entregar a domicilio.
      • Las mesas o cabinas deben colocarse a seis (6) pies (2 metros) de distancia.
      • Los lugares que eligen tener asientos al aire libre pueden hacerlo sin que esos clientes cuenten contra el límite de ocupación del 60%, siempre que esos clientes permanezcan sentados y se mantengan al menos seis (6) pies de espacio entre los clientes en diferentes mesas.
      • Animen a los asistentes a usar desinfectante para manos antes de cenar e inmediatamente después de la comida.
      • Solo aquellos que viven dentro de la misma casa deben sentarse juntos.
      • Usar servilletas desechables, manteles, utensilios y condimentos. Los condimentos deben ser paquetes desechables de un solo uso.
      • Si se usan sábanas no desechables (como servilletas de tela, manteles, paños de limpieza), deben lavarse entre usos.
    • Asegurarse de que los empleados/voluntarios que limpien o manipulen las áreas de alto contacto del espacio de reunión usen guantes.
    • Alentar a los voluntarios y asistentes a lavarse las manos con frecuencia y/o usar desinfectante para manos, provisto por el organizador del evento.
    • Usar desinfectantes apropiados para limpiar superficies que se tocan con frecuencia y equipos compartidos.
    • Utilizar los carteles para avisar a los asistentes sobre los límites de ocupación requeridos, seis pies (dos metros) de distancia física y los requisitos de cubrir la boca y nariz.
    • Las parroquias deben agregar una cláusula adicional a los contratos de alquiler especificando que el inquilino está obligado a cumplir con todas las restricciones gubernamentales y diocesanas vigentes en el momento del evento.

Un PDF de las pautas anteriores está disponible aquí.

Un PDF del formulario del Registro de asistencia & Herramienta de control de salud para los eventos está disponible aquí:

Para los que quieren saber cuáles estados tienen una tasa de positividad de 15% o más y por lo tanto están incluídos en la advertencia de viajar, pueden visitar: https://coronavirus.jhu.edu/testing/tracker/overview